Расточительное использование ресурсов истощает ваши средства – как решить эту проблему.

Многие организации постоянно теряют деньги из-за неэффективного использования ресурсов, и не всегда очевидно, что именно происходит. Иногда потери выражаются в виде неиспользованных ежемесячных подписок или счетов, оплаченных ежегодно, но часто дело обстоит гораздо сложнее.

Выявление неэффективно используемых ресурсов в вашей организации поможет вам улучшить финансовые показатели и повысить операционную эффективность.

Вот как можно разобраться в этой проблеме.

Проведите инвентаризацию всех расходов на программное обеспечение.

Ничто так не растрачивает деньги вашей компании, как подписки на программное обеспечение, которое вы не используете или в котором не нуждаетесь. Именно здесь следует искать неэффективно используемые ресурсы. Легко подписаться на пробную версию программного приложения и забыть отменить подписку, когда вы поймете, что оно вам не нужно. Так же легко использовать приложение пару месяцев, а затем забыть о его существовании.

Платить следует только за то программное обеспечение, которое вносит непосредственный вклад в успех вашей компании и без которого вы не можете функционировать. Например, вам нужны приложения для email-маркетинга, управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и финансов. Если вы холдинговая компания, вы, вероятно, используете сеть консалтинговых фирм для расширения доступа к талантам и поддержания порядка в компании. Однако от всех этих разрозненных ежемесячных подписок, которые вы либо используете нечасто, либо которые не являются необходимыми, следует отказаться.

Устраните неэффективность в управлении временем.

Неэффективные методы управления временем — это огромная трата ресурсов. Это может проявляться по-разному, например, в неэффективной структуре совещаний, неправильной расстановке приоритетов и отсутствии у сотрудников четкого направления работы. Если вы платите своим сотрудникам зарплату за то, чтобы они ходили по кругу или посещали совещания, на которых ничего толком не делается, вы тратите время и деньги впустую.

Для решения этой проблемы сократите количество лишних мероприятий на совещаниях компании и подумайте о сокращении числа проводимых вами встреч. Составляйте четкие повестки дня для тех совещаний, которые у вас есть, и разработайте процесс контроля, чтобы убедиться, что цели достигаются и выполняются.

Чем яснее вы объясните своим сотрудникам свои ожидания и приоритеты, тем эффективнее и продуктивнее они будут распоряжаться своим временем.

Избавьтесь от излишков товаров на складе.

Если у вас есть какие-либо запасы товаров – даже если они предназначены только для внутреннего использования – начните проводить инвентаризацию того, что у вас есть и что вам действительно нужно. Вероятно, у вас скопилось значительное количество товаров, которые либо используются редко, либо никогда не используются. Избавьтесь от них, продав тем, кому они могут пригодиться, или предложив скидку вашим клиентам. Они занимают ценное место, которое можно было бы использовать для хранения товаров, которые действительно будут продаваться.

Чтобы избежать повторного избытка товаров на складе, создайте автоматизированную систему, которая будет автоматически размещать заказы на товары в соответствии с установленными вами нормами запасов. Например, если вы управляете розничным магазином, ваша система должна отслеживать все продажи и текущие запасы, а также генерировать заказ каждую неделю или месяц (в зависимости от выбранного вами цикла) на основе минимального количества товаров на складе, которое вы зададите. Это позволит исключить произвольные заказы, которые часто являются причиной избытка товаров на складе.

Повышение энергоэффективности

Неэффективное использование энергии может привести к значительным счетам за электроэнергию. Как можно скорее проведите энергоаудит, чтобы выявить слабые места. Например, у вас могут быть сквозняки в дверях и окнах, которые нуждаются в герметизации, или устаревшая система отопления, вентиляции и кондиционирования, требующая модернизации. Все, от загрязненных фильтров до перегруженного двигателя, может привести к увеличению нагрузки на систему отопления, вентиляции и кондиционирования, что, в свою очередь, увеличит счета за электроэнергию.

Периодически проводите пересмотр операционных процессов.

Иногда именно операционные процессы приводят к растрате ресурсов компании. Например, это могут быть неэффективные процедуры получения согласований, дублирование ввода данных или дублирование обязанностей , когда несколько человек выполняют одни и те же задачи. Неэффективность процессов приводит к растрате самых разных ресурсов, а также создает возможности для ошибок и задержек, которые могут еще больше снизить операционную эффективность.

Регулярный аудит процессов, оптимизация рабочих процессов и автоматизированные решения позволяют устранить ненужные дублирования и оптимизировать работу.

Достижение устойчивого успеха за счет оптимизации ресурсов.

Это лишь некоторые из проблем и решений ключевых областей неэффективного использования ресурсов, которые могут быть актуальны для вашей организации. Улучшение ситуации в этих и других областях позволит добиться значительной экономии средств и повысить эффективность работы.

Сокращение отходов требует регулярного мониторинга, измерения и корректировки процессов, что в конечном итоге способствует повышению прибыльности и устойчивому успеху.