5 подводных камней в бухгалтерском учете государственных контрактов и лучшие фирмы, которые помогут их обезвредить.
Основные выводы
- Для ведения бухгалтерского учета в рамках государственных контрактов необходимо строго соблюдать стандарты DCAA и DFARS во избежание задержек платежей или проблем, связанных с аудитом.
- Распределение затрат, учет рабочего времени и управление косвенными расходами являются ключевыми проблемными моментами, требующими точных систем и документации.
- Использование стандартного бухгалтерского программного обеспечения может привести к несоблюдению требований – государственным учреждениям необходимы специализированные или интегрированные ERP-системы.
- Составление графиков ICE и сверка бухгалтерских книг в течение года позволяют сократить количество ошибок и обеспечивают своевременное представление данных о понесенных затратах.
- Такие поставщики, как NeoSystems, Unanet и PROCAS, предлагают специализированные системы бухгалтерского учета и поддержку, разработанные специально для государственных подрядчиков.
Работа по государственным контрактам кажется прибыльной, пока не увидишь мелкий шрифт. Вознаграждения реальны, но финансовые правила длинны и, как известно, чрезвычайно сложны. Бухгалтерские проблемы для государственных подрядчиков могут напоминать поле мин, где один неверный шаг может привести к задержке платежей, провалу аудита или расторжению контракта.
В этом руководстве описаны пять критических проблемных мест и указаны три компании, которые могут помочь подрядчикам в создании систем, обеспечении соответствия нормативным требованиям и поддержании денежного потока.
Какие основные проблемы бухгалтерского учета стоят перед государственными подрядчиками?
Когда дело доходит до учета в государственных контрактах, правила другие, и стандартные методы ведения бизнеса не решат проблем. Думайте в терминах систем. Ваш план счетов, пулы затрат, учет рабочего времени, ставки косвенных расходов и отчеты должны работать вместе для обеспечения бесперебойного рабочего процесса. Эти пять «подводных камней» аудиторы обычно проверяют в первую очередь.
1. Нарушения требований DCAA
Агентство по аудиту оборонных контрактов является своего рода «контролером» и отвечает за проверку государственных контрактов и обеспечение правильного расходования средств налогоплательщиков. Если ваша система не соответствует основным критериям, изложенным в DFARS 252.242-7006, сотрудники контрактного отдела могут приостановить платежи или отклонить вашу систему, что может привести к задержке заключения контрактов и сокращению денежных потоков.
Вы можете решить эту проблему, сопоставив свой процесс с 18 критериями системы бухгалтерского учета, устранив пробелы и задокументировав, как вы выполняете каждое требование. Доказательства должны быть актуальными, поскольку DCAA использует выборочный подход, основанный на оценке рисков, и может повторно проверить области, которые были отмечены ранее.
2. Неправильное распределение затрат
В государственных контрактах каждый доллар должен быть правильно классифицирован. Существуют прямые затраты, которые относятся к одному контракту, косвенные затраты, такие как коммунальные услуги или аренда, и недопустимые затраты, которые правительство не возместит , например, лоббирование, развлечения или безнадежные долги. Неправильное распределение может привести к завышению ставок косвенных затрат, к отказу в возмещении и повышению риска ложных заявлений.
Что вы можете сделать? Определите свои пулы, зафиксируйте поток распределения в письменном виде и обучите персонал терминологии. Проверяйте это ежемесячно, чтобы предотвратить накопление ошибок и возникновение проблем с представлением данных о понесенных затратах (Incurred Cost Submission, ICS). Для малых предприятий полезным справочником по косвенным ставкам Министерства труда США, изложенным простым языком, является руководство по созданию надежных пулов и баз.
3. Ненадлежащий учет рабочего времени и отчетность по трудовым ресурсам.
Правительство чрезвычайно строго контролирует рабочее время сотрудников, поскольку оплата труда часто является самой крупной статьей расходов по контракту. Фактически, DCAA проводит внезапные проверки рабочего времени, чтобы подтвердить это и выявить любые потенциальные нарушения.
Использование стандартного приложения для учета рабочего времени или электронных таблиц — это базовый подход, но вам нужна система, которая может отслеживать каждый отработанный час в режиме реального времени по соответствующему проекту или целевому показателю затрат. Такая система должна обладать функциями аудита. Обучите сотрудников важности точного отслеживания этих данных, а затем проводите выборочные проверки начислений перед каждым расчетным периодом.
4. Головоломка ICS
Если у вас есть работы, подлежащие возмещению затрат, вы ежегодно подаете отчет ICS для окончательного определения косвенных ставок за предыдущий год. Этот отчет представляет собой сложную серию таблиц, которая сопоставляет ваши фактические затраты за год с предварительными ставками, указанными в счете.
Модель DCAA ICE включает подробные графики, которые должны согласовываться с вашими бухгалтерскими книгами, счетами и отчетами о затратах по проектам. Несвоевременная, неточная или неполная подача данных может привести к штрафам и затягиванию закрытия проекта. Чтобы избежать этого, составляйте графики ICE по мере необходимости, а не в конце года, и ежемесячно проверяйте предварительные счета, лимиты финансирования и перенос косвенных ставок.
5. Опора на универсальную систему бухгалтерского учета
Многие малые предприятия пытаются управлять своими операциями в рамках государственных контрактов, используя базовую подписку на QuickBooks, но это может привести к критической ошибке. Такие универсальные системы не предназначены для удовлетворения основных требований государственного сектора. В соответствии с DFARS 252.242-7006, использование системы бухгалтерского учета является договорным обязательством . Если ваша система не соответствует критериям, ответственный за заключение контрактов сотрудник может приостановить платежи до устранения неполадок.
Фото предоставлено: Handshake Stock photos от Vecteezy
Лучшие фирмы для ведения бухгалтерского учета государственных подрядчиков
Вы можете создать соответствующую требованиям внутреннюю структуру бэк-офиса, но многие подрядчики упрощают этот процесс, привлекая специализированных поставщиков. Три из них заслуживают особого внимания. Этот список был составлен на основе определенных критериев, чтобы гарантировать, что компании могут предоставлять реальные решения для государственных заказчиков, особенно в части сопровождения клиентов в ходе проверок DCAA, подготовки к ICS и аудита бизнес-систем.
NeoSystems
Компания NeoSystems предоставляет услуги по управлению бэк-офисом для государственных учреждений и специализируется на бухгалтерском учете, управлении персоналом и ИТ, обладая глубокими знаниями Deltek Costpoint. Она предлагает услуги аутсорсинга бухгалтерского учета, беря на себя повседневные задачи, безопасный хостинг для ведущих ERP-систем, а также консультации по подготовке к аудиту DCAA и анализу бизнес-систем.
NeoSystems — единственный платиновый партнер Deltek, обладающий обширным опытом внедрения и интеграции. Если ваша внутренняя операционная деятельность перегружена правилами государственных контрактов, команда NeoSystems может взять эту работу на себя, чтобы вы могли сосредоточиться на заключении новых контрактов и повышении прибыльности.
Унанет
Компания Unanet разрабатывает специализированное ERP-программное обеспечение, предназначенное для государственных контрактов и предприятий, работающих над проектами. Она предлагает единую систему для управления финансами, проектами, учетом рабочего времени и отчетностью, которая помогает согласовать контроль, ориентированный на DCAA, в отношении трудовых ресурсов и распределения затрат.
Его функциональные возможности разработаны с нуля и призваны устранить необходимость в использовании множества разрозненных инструментов. Комплексные возможности планирования ресурсов и аналитики Unanet также помогают руководителям видеть состояние проекта и влияние косвенных затрат в одном представлении.
ПРОКАС
PROCAS предоставляет малым и средним государственным предприятиям бухгалтерское программное обеспечение, ориентированное на требования DCAA, а также услуги аутсорсинга. Это удобный веб-инструмент, разработанный как доступная точка входа для предприятий, которым необходимо обеспечить соответствие требованиям без значительных первоначальных инвестиций.
Таблица сравнения ведущих аудиторских фирм, работающих с государственными контрактами.
Вот краткий обзор того, как эти компании позиционируют себя, чтобы помочь:
| Компания | Основная модель обслуживания | Целевой клиент |
| NeoSystems | Услуги по управлению проектами и консалтинг. | Средние и крупные государственные контрактные организации, стремящиеся передать на аутсорсинг свою административную работу. |
| Унанет | Комплексное ERP-программное обеспечение | Государственные организации всех размеров, желающие иметь единую интегрированную платформу. |
| ПРОКАС | Программное обеспечение и услуги для бухгалтерского учета | Небольшие и средние государственные организации, нуждающиеся в соответствующем законодательству и доступном решении. |
Не позволяйте вашему бизнесу оказаться в затруднительном положении.
Бухгалтерские проблемы, с которыми сталкиваются государственные подрядчики, значительны, но их можно полностью избежать. Эти подводные камни взрываются только тогда, когда их игнорируют, поэтому действуйте на опережение. Оцените свою бухгалтерскую систему, учет рабочего времени, пулы затрат и графики ICE, а затем внедрите индивидуальное решение или сотрудничайте с надежным партнером, чтобы ваша команда могла сосредоточиться на выполнении задач и развитии на федеральном рынке.
Часто задаваемые вопросы
Что такое соответствие требованиям DCAA и почему это важно?
Соответствие требованиям DCAA гарантирует, что система бухгалтерского учета подрядчика соответствует федеральным стандартам точности, прозрачности и контроля затрат. Несоответствие может привести к задержке платежей или отказу в заключении контракта.
Как малым предприятиям правильно управлять распределением затрат?
Четко определите группы затрат, задокументируйте процесс распределения и ежемесячно пересматривайте классификации. Обучение персонала терминологии и отслеживанию ставок косвенных расходов имеет важное значение для обеспечения точности.
Почему учет рабочего времени имеет такое большое значение в государственных контрактах?
Правительство внимательно следит за расходами на оплату труда, поскольку это основные статьи расходов по контрактам. Надлежащие системы учета рабочего времени должны связывать отработанные часы с конкретными проектами и иметь подробные журналы аудита.
Можно ли использовать QuickBooks для ведения учета по государственным контрактам?
Стандартные бухгалтерские инструменты, такие как QuickBooks, не соответствуют требованиям DCAA по умолчанию. Государственным учреждениям обычно требуются специализированные системы или интеграции для соответствия стандартам аудита и отчетности.
Какие бухгалтерские фирмы специализируются на соблюдении требований законодательства о государственных контрактах?
NeoSystems, Unanet и PROCAS — ведущие компании, предлагающие программное обеспечение, консалтинговые услуги и управляемые сервисы, соответствующие требованиям DCAA, чтобы помочь подрядчикам выполнять требования соответствия и аудита.
